仕事の管理は基本、エクセル。

エクセルはいろんなものに使えて便利だけど、僕の場合、仕事の基本的な管理はエクセルでしている。

まず、Web制作の案件の管理
クライアント名をシート名にして、そこに、日付と作業内容と、完了日、請求や入金の有無等を、仕事のたびに書いている。
これは開業した時からずっとこの方法でやっている。これが(たぶん)一番、分かりやすい。

それから、開発案件の場合、いつ、なんの作業を何時間やったか、というのをつける場合がある。
そうすると、進捗状況を見るときに、予定(見積)に対して実際の時間がどのくらいかかっているかとかが分かるから便利だ。他の案件の見積もりをするときにも参考になる。

あと、最近そうなんだけど、いつものクライアント氏からメールで「○○を○○してほしい」という依頼が来て、それが何通かのメールに分かれて五月雨式になることがあって、そうなってくると、メールでは管理しきれないからエクセルにまとめる。

例えば僕は、Gmailの拡張でInboxというアプリを使っていて、このアプリはToDoリストのようにメールを扱えて便利なんだけど、一連の依頼が複数のメールに分かれて来るときなんかは、ややこしくなって非常に管理しにくくなってしまう。(これは普通のメールのスレッドよりややこしい気がする)
なので、そういう時はエクセルにまとめるとスッキリするね。

クライアントからの依頼ジョブをエクセルにまとめる時は、各ジョブの要件(概要)と見積日、個別の費用と合計、完了チェックなどを書いておく。そうすると、クライアントとの間で費用面を含めて確認するときも便利。

なんというか、みんなが共通で使っているようなToDo管理のアプリケーションなりWebサービスなりがあるといいんだけど、そういうものは無いし、一部のクライアントの場合「チャットワーク」を使う場合もあるけど、長続きしなかったりするから、やはりエクセルになってしまうね。
Webサービスなどを使う場合は、複数の関係者で同時にジョブ(プロジェクト)を進めていくような場合は効果的だろうけど、クライアントとの一対一の場合は、さほどメリットを感じられない気がする。

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